L’era digitale ha trasformato profondamente il modo in cui le aziende operano, rendendo essenziale il connubio tra tecnologia e conformità normativa. Questo cambiamento radicale sta influenzando ogni aspetto delle organizzazioni, indipendentemente dal settore in cui operano. Le dinamiche operative stanno adottando nuovi modelli, mentre le procedure analogiche si rivelano sempre più obsolete nell’era digitale.
Con il termine compliance intendiamo la conformità delle attività aziendali alle disposizioni normative, ai regolamenti, alle procedure ed ai codici di condotta. Infatti, in quest’articolo approfondiremo l’apporto fondamentale della tecnologia e dei sistemi di monitoraggio e controllo per la gestione di tutte le conformità richieste dal mercato.
Compliance e certificazioni: obbligo o necessità?
La digitalizzazione è un’onda inarrestabile che sta investendo tutti i processi organizzativi e amministrativi delle aziende. Questo cambiamento non è una scelta, ma una necessità per rimanere competitivi e sostenibili nel panorama aziendale moderno. Allo stesso tempo, il contesto normativo sta spingendo le imprese verso la digitalizzazione, richiedendo che alcuni processi precedentemente gestiti manualmente vengono digitalizzati e automatizzati. Questo ha un importante impatto sull’operatività aziendale e sulla conformità alle leggi e alle normative.
Dobbiamo considerare, in prima istanza, che le certificazioni possono essere suddivise in due categorie principali: obbligatorie e volontarie. Le prime sono imposte dalla legge o da regolamenti specifici del settore e devono essere ottenute per operare legalmente. Ad esempio, nell’industria manifatturiera, la rendicontazione ENEA è un requisito obbligatorio per monitorare i consumi elettrici e dimostrare la sostenibilità ambientale delle operazioni. Invece altre certificazioni, come la ISO 9001, sono volontarie ma offrono vantaggi competitivi significativi, dimostrando la qualità dei processi aziendali.
Partendo da una citazione di Henry Ford: “Qualità significa fare la cosa giusta quando nessuno ti guarda”– vogliamo far riflettere sull’importanza di stabilire degli standard qualitativi e delle best practices aziendali, che grazie a strumenti specifici possono assicurare conformità normativa e qualità aziendale.
Monitoraggio aziendale per semplificare l’acquisizione delle certificazioni
Abbiamo riscontrato come una delle sfide principali nell’ottenere certificazioni è la complessità associata alla raccolta e all’analisi dei dati richiesti. Tuttavia, i sistemi di monitoraggio aziendale possono essere l’alleato che cercavi in questo processo.
Questi sistemi permettono di raccogliere dati in tempo reale da diverse fonti e di fornire una panoramica completa delle operazioni aziendali.
Come semplificare e velocizzare il processo di acquisizione delle informazioni necessarie per garantire gli standard e le conformità di legge:
- L‘automazione industriale consente di raccogliere dati in modo continuo e accurato dai vari processi produttivi. Questi dati possono essere utilizzati per dimostrare la conformità normativa e la qualità dei prodotti.
- I sistemi di controllo interno permettono di identificare eventuali non conformità e di prendere provvedimenti correttivi in modo tempestivo. Questa capacità di auto-monitoraggio è fondamentale per mantenere la conformità nel tempo.
- Grazie alla possibilità di raccogliere dati da remoto nei sistemi di monitoraggio, le aziende possono risparmiare tempo prezioso e ridurre gli errori umani nella compilazione dei report richiesti per le certificazioni.
A sostegno delle argomentazioni esposte vogliamo condividere un semplice dato ma che chiarisce con puntualità perché utilizzare strumenti a supporto del reperimento e monitoraggio dei dati entra a far parte di un asset strategico per l’azienda.
Infatti, secondo la testata CIO, è emerso che un impiegato dedica in media 38 minuti al giorno alla ricerca di documenti.
Consulenza cloud e intelligenza artificiale per ottimizzare la ricezione dei dati
Come anticipato all’inizio di questo articolo, in cui abbiamo evidenziato l’importanza della sinergia tra digitalizzazione e compliance aziendale, è fondamentale comprendere il ruolo cruciale della tecnologia in questo contesto. Tra gli attori chiave che contribuiscono a questa sinergia, i servizi di consulenza cloud emergono come uno strumento strategico di notevole rilevanza.
In questo contesto, i consulenti cloud svolgono un ruolo chiave nel guidare le aziende nella scelta delle soluzioni più adatte alle loro esigenze specifiche. Aiutano a pianificare l’implementazione, a garantire la sicurezza dei dati e a ottimizzare le operazioni aziendali per rispettare le normative vigenti e garantire alti standard qualitativi.
Nell’ambito dell’ottimizzazione della raccolta dei dati, l’Intelligenza Artificiale emerge come un’implementazione imprescindibile. L’AI non è più solo una promettente tecnologia del futuro, ma un elemento chiave in grado di rivoluzionare la gestione dei dati e contribuire in modo significativo alla digitalizzazione e alla compliance aziendale.
L’utilizzo dell’AI offre numerosi vantaggi nella gestione dei dati aziendali:
- L’AI è in grado di elaborare enormi quantità di dati in tempi molto più brevi rispetto ai metodi manuali. Questo permette alle aziende di ottenere una visione completa e dettagliata delle loro operazioni e dei processi aziendali.
- L’Intelligenza Artificiale utilizza algoritmi avanzati per individuare tendenze e modelli nei dati. Questo significa che può rilevare in modo proattivo situazioni o comportamenti che richiedono attenzione, consentendo alle aziende di intervenire prima che si verifichino problemi più gravi.
- L’AI è in grado di individuare anomalie nei dati. Queste anomalie possono essere segnali di non conformità normativa o di potenziali rischi operativi. La capacità di rilevare anomalie in tempo reale è fondamentale per garantire la compliance.
- I dati raccolti e analizzati dall’AI possono essere utilizzati per ottimizzare i processi aziendali. L‘identificazione di inefficienze o aree di miglioramento consente alle aziende di adottare misure correttive e aumentare l’efficienza operativa.
- L’AI può automatizzare il monitoraggio dei dati per garantire la conformità normativa. Può aiutare a generare report e documentazione necessari per dimostrare la conformità alle leggi e alle normative.
Compliance interna ed esterna: non solo normative ma standard aziendali
La compliance aziendale va oltre il semplice adempimento delle normative esterne. È un concetto che abbraccia anche il rispetto delle politiche e dei valori interni di un’azienda. Un sistema di controllo interno ben strutturato è fondamentale per garantire che l’azienda mantenga la conformità sia con le leggi e le regolamentazioni esterne, sia con le sue politiche interne e i suoi principi fondamentali.
Le politiche aziendali definiscono le aspettative riguardo al comportamento dei dipendenti, alle pratiche aziendali e alle decisioni aziendali che devono essere in linea con i valori e gli obiettivi dell’azienda. Queste politiche forniscono una guida chiara su come l’azienda si aspetta che i suoi dipendenti si comportino. Infatti, le procedure operative standardizzate devono essere documentate in modo da garantire che le attività quotidiane vengano eseguite in modo coerente e in conformità con le politiche aziendali. Queste procedure aiutano a evitare errori e assicurano che le operazioni siano allineate con gli standard etici dell’azienda.
Il controllo dei processi comporta la supervisione costante delle attività aziendali per identificare tempestivamente eventuali non conformità e prendere provvedimenti correttivi. Questo aiuta a prevenire rischi operativi e finanziari.
Quindi, concludendo, la conformità normativa e l’acquisizione di certificazioni sono aspetti cruciali per la credibilità e la sostenibilità di un’azienda. L’uso di sistemi a supporto del reperimento, monitoraggio e controllo dei dati aziendali, possono semplificare notevolmente il processo di ottenimento delle certificazioni e migliorare la compliance aziendale in generale.
