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Cosa intendiamo parlando di gestione del tempo?

Il time management è un’attività di pianificazione e organizzazione, diventata ormai fondamentale in molti ambiti della vita. Il suo obiettivo primario è quello di aumentare l’efficienza, l’efficacia e la produttività anche nella gestione d’azienda.

Per sua natura, quindi, il time management risulta particolarmente adeguato se utilizzato in ambito lavorativo dove bisogna, ogni giorno, gestire grandi complessità in termini di risorse, flussi, processi e, non meno importante, relazioni.

Gestire il tempo non significa unicamente incasellare le operazioni, dare date di consegna o stabilire tempi di esecuzione. Molto spesso, infatti, l’ottimizzazione delle attività operative ripetitive e meccaniche diventa parte integrante delle considerazioni relative all’uso del tempo.

Impegnarsi nell’ottimizzazione dei tempi operativi significa quindi valutare dove automatizzare con successo per sbloccare il tempo necessario ad azioni strategiche di sviluppo del business.

Differenza tra time management aziendale e personale

La capacità di gestire il tempo, risulta essere molto utile sia nella vita lavorativa che in quella privata. Infatti, possiamo sintetizzare in due categorie le tipologie di time management: aziendale e personale.

Il sistema di gestione aziendale, porta con sé una complessità maggiore in quanto anche la sola gestione del numero di persone è maggiore ad uno. Il sistema di gestione personale è lasciato al libero arbitrio di ognuno di noi perché ogni persona sa come gli strumenti di gestione del tempo possano adattarsi alla propria vita.

Gli strumenti per il time management aziendale, oltre, alla somma dei singoli strumenti di gestione personale (calendario, agenda, time calculating, to do ecc..), possono essere programmi a sostegno di alcune gestione di operazioni che rubano tempo e che potrebbero essere automatizzate.

“Il tutto è più della somma delle singole parti” (R. Zerbetto, 1998)

Gli strumenti per il time management personale, invece, possono essere utili perché insegnano a riconoscere le priorità a cui prestare attenzione, a definire con esattezza il tempo che ci vuole per svolgere una determinata operazione e identificare eventuali difficoltà di flusso.

Time management e la gestione della complessità

Prendendo spunto dalla teoria della complessità, definiamo i sistemi complessi come sistemi dinamici a multi componenti che si relazionano tra loro a più livelli. 

Secondo Edgar Morin, infatti “La complessità è una parola problema e non una parola soluzione”

Questo ci riporta a  tutte le aziende strutturate che per loro natura si rifanno a questa definizione e dove il time management risulta essere uno strumento fondante per garantire il corretto funzionamento produttivo. 

Dalla nascita del super computer ad oggi, qualcosa però è cambiato nella sfida della complessità aziendale. Infatti, le aziende sono cresciute in maniera esponenziale, aumentando personale, produzione e fatturato, diventando in alcuni casi anche multinazionali.

In particolare, in questi ultimi anni, con l’arrivo della digitalizzazione e del 4.0, per la gestione di sistemi aziendali complessi risulta necessario integrare, al concetto di time management, alcuni software dedicati per automatizzare quelle operazioni aziendali che rubano tempo prezioso ad altre azioni strategiche.

Ricordiamo che l’obiettivo della gestione del tempo rimane aumentare l’efficienza, l’efficacia e la produttività.

Azienda 4.0: quali sono gli ambiti di ottimizzazione più ricercati?

L’impresa 4.0 si affida alla digitalizzazione di alcune attività operative che vengono ottimizzate e automatizzate da software dedicati da cui si possono monitorare e analizzare i dati in tempo reale. 

L’innovazione digitale sfrutta, infatti, la potenza della raccolta di informazioni lungo tutto il ciclo di vita del prodotto/servizio offerto. Questo permette la raccolta di numerosi dati che permettono il miglioramento immediato e costante. 

Gli ambiti di maggior intervento in azienda per la digitalizzazione, l’automatizzazione e l’ottimizzazione dei processi sono:

  • Ciclo di vendita: creazione preventivi, configurazione di prodotto, gestione della rete commerciale, comunicazione con il cliente, e automazione nella gestione del flusso ordini.
  • Gestione accessoria: gestione documentale, gestione dei fascicoli prodotto, documentazione per il cliente, raccolta delle certificazioni, etc.
  • Flusso di produzione: monitoraggi paralleli del flusso amministrativo e produttivo di materie prime, ordini e magazzino.

Un esempio pratico: La gestione documentale per asset industriale

La nostra esperienza ci insegna che proprio sul tema della gestione documentale molte aziende sono colte dal dramma dello spreco di tempo. Da un lato i produttori di macchinari hanno necessità di gestire in modo flessibile il fascicolo macchina, dall’altro gli end-user hanno bisogno di poter visionare immediatamente la documentazione a scopo manutenzione specialmente in fasi critiche.

Sebbene sembri banale, qui il tema si divide in due ambiti, la velocità di gestione e l’immediatezza nella consultazione. In questo caso i benefici ricercati sono:

  • Organizzare senza sprechi di tempo e tramite un modello standardizzato.
  • Condividere in sicurezza tramite strumenti dinamici che facilitano l’aggiornamento.
  • Avere sotto mano la documentazione necessaria nei momenti critici.
  • Permettere una collaborazione fluida tra gli utenti in modo da semplificare il lavoro.

L’ottimizzazione dei tempi è quindi un argomento molto sfaccettato. Capire dove si consuma tempo senza scopo di crescita è quindi il primo step per assicurarsi di avviare un ciclo virtuoso di miglioramento e crescita aziendale.